Die Formate E-Mail und Chat entwickeln sich mehr und mehr zu Urgesteinen der Kollaboration. Sie werden revolutioniert von neuen digitalen Techniken der Zusammenarbeit, dazu gehören moderne Lösungen wie etwa Trello, Asana und Wunderlist. Aber auch Doodle (Terminfindung), Confluence, Messaging-Programme wie WhatsApp oder integrierte Lösungen wie Slack, Yammer und Workplace by Facebook.
Die neuen digitalen Techniken der Zusammenarbeit sind eine Antwort auf die aufstrebenden Arbeitskonzepte unserer Zeit. Dazu gehören die Bewegungen in Richtung „agiles Arbeiten“ „kreatives Führen“ und „Digital Leadership“.
Mit zunehmender Freiheit und parallel wachsender Vernetzung werden kollaborative Tools, die schnell bereitgestellt und unkompliziert sind, für Unternehmen immer wichtiger.
Die neuen „Collaboration Tools“ können die Verabschiedung von alten Hierarchien und „Command & Control“ – Prinzipien zugunsten eines selbstbestimmten, freien und selbst organisierten Arbeitens unterstützen. Zudem helfen sie Unternehmen beweglicher und anpassungsfähiger zu agieren.
Sharing ist das neue E-Mailing
Dienste wie Google Docs, Microsoft Office 365 oder Dropbox Paper ermöglichen Unternehmen die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Das parallele oder zeitversetzte gemeinsame Bearbeiten eröffnet große Potenziale, die in der E-Mail Kommunikation bis dato nicht möglich waren. Mit gemeinsamer Zielsetzung wird in einem Team „losgeschrieben“, angepasst, Feedback geteilt – eine Revolution der Arbeitsabläufe, die immer populärer wird. Zumal auch die gemeinsame Nutzung von Online-Sharing über Webdateidienste wie Dropbox, iCloud oder Box, etwa im Bereich des Mind-Mappings, immer üblicher wird.
Veränderungen durch digitale Collaboration Tools
- Das Herstellungstempo von Dokumenten steigert sich effektiv, wenn beispielsweise acht Personen ein Dokument parallel schreiben und nicht mehr mehrfach per E-Mail hin- und herschicken bis die finale Abnahme bestätigt wird
- Zunahme von Granularität und Details durch gemeinsames Arbeiten
- Ein geteiltes Dokument verabschiedet eine alleinige Autorenschaft und erhöht die Kreativität: Man schaut einander erst beim Denken zu, lässt sich inspirieren und lektoriert gemeinsam
- Digitale Collaboration Tools können dabei helfen sogenannte „Datensilos“ zu vermeiden und Informationen können über die Grenzen von Organisationseinheiten und Teams hinweg getauscht werden, sodass sie Prozesse transparenter machen. Sie machen es damit möglich, in größeren Gruppen Orientierung zu finden: Wer arbeitet woran, was machen die anderen gerade?
Durch die digitalen Collaboration Tools entstehen mehr und mehr lebendige Formen der neuen Kollaboration.
Das Teilen und gemeinsame Erstellen von schriftlichen Dokumenten fördern Kritik und Verbesserungen im Team, die Transparenz der Interaktionen und Struktur und stellen die Weichen für die Einführung einer neuen Projekt-Kultur.
