Unabhängig davon, wer Du bist oder was Du tust, ist es wahrscheinlich, dass Du für eine beträchtliche Menge an digitalen Informationen verantwortlich bist. Unabhängig davon, ob diese Dateien Dich als Privatperson betreffen oder ein wichtiger Teil Deiner beruflichen Tätigkeit sind, ist es eine Tatsache, dass diese Informationen nützlicher (und weniger stressig zu verwalten) sind, wenn sie intelligent und intuitiv organisiert sind. Aber wenn es darum geht, den Überblick über digitale Dateien in verschiedenen Anwendungen und Plattformen zu behalten, ist es leichter gesagt als getan.
Zum Glück gibt es die PARA-Methode, die dabei hilft. Das von Tiago Forte, dem Autor des Buches „Building a Second Brain„, entwickelte Konzept der PARA-Methode wird durch den Titel des Buches gut beschrieben.
“PARA steht für Projekte – Bereiche – Ressourcen – Archiv, die vier übergeordneten Kategorien, die alle Arten von Informationen umfassen, die Dir in Deiner Arbeit und Deinem Leben begegnen könnten.”
Mit dem Ziel, ein besseres Organisationssystem zu schaffen, das Dir hilft, Dinge zu erledigen, ohne Dein Leben mit Stress oder Komplikationen zu belasten, ermöglicht PARA Dir, klar zu sehen, woran Du arbeiten musst und welche Ressourcen Dir dafür zur Verfügung stehen.
Die vier Kategorien der PARA-Methode
Die Grundlage dieses unkomplizierten und dennoch leistungsstarken Systems, das sich für Wissensarbeiter weltweit als wegweisend erwiesen hat, ist einfach – alle Informationen sind in vier Kategorien unterteilt:
Projekt: Eine Reihe von Aufgaben, die mit einem Ziel und einer Frist verbunden sind.
Verantwortungsbereich: Ein Tätigkeitsbereich mit einem Standard, der im Laufe der Zeit eingehalten werden muss.
Ressource: Ein Thema oder eine Thematik von anhaltendem Interesse.
Archiv: Inaktive Elemente aus den anderen drei Kategorien.
In seinem Beitrag zur Erläuterung der Methode führt Tiago Forte die folgenden Beispiele an, um zu verdeutlichen, was in den einzelnen Kategorien enthalten ist:
Beispiele für Projekte sind: Fertigstellung eines App-Mockups; Entwicklung eines Projektplans; Durchführung einer Geschäftsentwicklungskampagne; Schreiben eines Blogbeitrags; Fertigstellung der Produktspezifikationen; Teilnahme an einer Konferenz.
Beispiele für Verantwortungsbereiche sind: Gesundheit; Finanzen, berufliche Entwicklung; Reisen; Hobbys; Freunde; Wohnung; Auto; Produktivität; direkte Berichte; Produktentwicklung; Schreiben.
Beispiele für Ressourcen sind: Gewohnheitsbildung; Projektmanagement; Transhumanismus; Kaffee; Musik; Gartenarbeit; Online-Marketing; SEO; Innenarchitektur; Architektur; Notizen machen.
Beispiele für Archive: Projekte, die abgeschlossen oder inaktiv geworden sind; Bereiche, die Sie nicht mehr betreuen wollen; Ressourcen, die Sie nicht mehr interessieren.
Wie Du siehst, geht es bei der PARA-Methode um mehr als nur um die Optimierung Deiner Arbeitsabläufe; es handelt sich um ein umfassendes System zur Verwaltung Deines Lebens und zur optimalen Nutzung Deiner Zeit. Als Organisationssystem ist sie:
- universell, in der Lage, jede Art von Information aus jeder Quelle zu empfangen
- flexibel, d. h. für jedes Projekt und jede Aktivität geeignet, die Du jetzt und in Zukunft in Angriff nimmst
- einfach, da keine zeitaufwändige Wartung, Katalogisierung, Kennzeichnung oder Reorganisation erforderlich ist, die über das absolute Minimum hinausgeht
- praktikabel, da sie sich nahtlos in das Aufgaben- und Projektmanagement integrieren lässt
- plattformübergreifend, d. h. mit jeder bereits vorhandenen oder noch zu entwickelnden Anwendung verwendbar
- ergebnisorientiert, d. h. Informationen werden so strukturiert, dass sie die Erbringung wertvoller Arbeit unterstützen
- modular, so dass je nach Erfordernissen der aktuellen Aufgabe verschiedene Detailstufen ein- oder ausgeblendet werden können
- opportunistisch im guten Sinne, d. h., es nutzt die Vorteile der bereits geleisteten Arbeit, anstatt dass zusätzliche Zeit in Anspruch zu nehmen
Wie hilft uns die PARA-Methode bei GANDT?
Natürlich kann man eine Methode nur dann wirklich als nützlich bezeichnen, wenn sie sich als nützlich erwiesen hat. Deshalb verwenden wir PARA bei GANDT wie folgt.
- Durch die Aufteilung der Inhalte auf die vier Kategorien ist es uns gelungen, die sehr kleine Menge an verwertbaren Informationen (Projekte) von der viel grösseren Menge an nicht verwertbaren Informationen (Bereiche, Ressourcen) zu trennen.
- Alle inaktiven Elemente werden unter Archiv gespeichert, was dazu beiträgt, die visuelle Unordnung in allen von uns verwendeten Tools zu reduzieren und dem Team zu helfen, nur die Informationen zu sehen/finden, die sie benötigen.
- Wir haben alle Kunden und die internen Projekte an einem Ort gespeichert; jedes Projekt ist eindeutig mit seinem Ziel und seiner Frist verbunden.
- Das PARA-System ermöglicht es uns, Inhalte von einer Kategorie in eine andere zu verschieben, z. B. wenn ein Projekt langfristig wird, wird die laufende Verantwortung in Bereiche umgeleitet. Dies hilft uns, Änderungen an unserer Organisationsstruktur in kleinen Schritten vorzunehmen, und reduziert die Zeit, die wir in zeitaufwändige organisatorische Arbeit investieren, die keinen klaren Nutzen oder keine Auswirkungen auf die Produktivität hat.
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