Es ist mittlerweile allgemein anerkannt, dass ein gut durchgeführter E-Mail-Newsletter ein unglaublich effektives Marketinginstrument sein kann. Es ist ein kostengünstiger, ansprechender und nachhaltiger Weg, um Kundenbeziehungen aufzubauen und zu pflegen.
Allerdings ist es auch notwendig, dass Dein Newsletter alle relevanten rechtlichen Verpflichtungen erfüllt, um die Vorteile zu bieten, ohne Dich in Schwierigkeiten zu bringen. Werfen wir einen Blick auf die rechtlichen Anforderungen, die notwendig sind, um einen E-Mail Newsletter sicher und effektiv zu betreiben.
Sei von Anfang an offen im e-Mail Newsletter
Wie in jeder Beziehung möchtest Du, dass der erste Eindruck Deines Abonnenten von Dir ein guter ist. Versuche nicht, jemanden hinters Licht zu führen. Wenn Du E-Mail-Adressen erfasst, mache auf allen Anmeldeformularen und Landingpages deutlich, dass die Leute sich für Deine Mailingliste anmelden. Gebe einen klaren Überblick über den Wert, den Dein Newsletter bietet und was sie in jeder Folge erwarten können.
Bereitstellung einer eindeutigen Datenschutzrichtlinie
Um mit dem Sammeln von Abonnenten zu beginnen, musst Du eine Datenschutzrichtlinie auf Deiner Website einfügen. Idealerweise sollte sich ein Link dazu auch direkt neben den Anmeldeformularen befinden. Die meisten Gesetze schreiben vor, dass diese Richtlinie Deiner Nutzer auf leicht verständliche und zugängliche Weise über Deine Datenerfassungsaktivitäten informiert.
Dein e-Mail Newsletter muss Details zu folgenden Punkten enthalten:
- Welche Daten verarbeiten werden
- Wie sie verarbeiten werden
- Der Zweck der Verarbeitung (z. B. für den Versand eines Newsletters oder einer Marktanalyse)
- Jede Beteiligung Dritter
- Die Rechte des Nutzers in Bezug auf seine Daten
- Wie Du Anfragen in Bezug auf ihre Rechte behandeln
- Die tatsächlich verwendeten Kommunikationsmechanismen (z. B. E-Mail, Papierpost)
- Wie Du deine Daten schützt
Mache dich mit der Datenschutzgesetzgebung (insbesondere GDPR) vertraut
Ein GDPR-konformer Newsletter enthält mehrere wichtige Elemente – angemessene Inhalte des Anmeldeformulars, ein Double-Opt-In-Verfahren, Protokollierung und das Abmeldeverfahren. Wenn Du alle diese Kästchen abhakst, hast Du eine GDPR-konforme Mailingliste.
Nur E-Mail-Adressen sind obligatorisch
Denke daran, dass, obwohl alle allgemeinen personenbezogenen Daten im Prinzip angefordert werden können, einschließlich Name, Geburtstag und E-Mail-Adresse, wenn es um die Einhaltung der GDPR geht – nur solche personenbezogenen Daten angefordert werden dürfen, die für die Ausführung der Dienste erforderlich sind. Im Falle des GDPR-Newsletters darf daher nur das Feld für die E-Mail-Adresse obligatorisch sein.
Prüfen, ob Double Opt-In erforderlich ist
In vielen Ländern ist das Double-Opt-In-Verfahren die einzige rechtskonforme Methode, um Anmeldungen für den Newsletter-Versand zu generieren. Nachdem der Interessent seine Daten eingegeben und die Checkbox aktiviert hat, erhält er eine E-Mail mit einem Bestätigungslink.
Mit dem Klick auf diesen Link erteilt Deini neuer Abonnent die notwendige Einwilligung zur Speicherung und Nutzung seiner Daten für den Newsletter-Versand. Liegt keine Einwilligung vor, müssen alle personenbezogenen Daten gelöscht werden.
Du musst eine Aufzeichnung der Zustimmung aufbewahren
Außerdem ist es erforderlich, dass Du diese Zustimmung protokollierst. Wir empfehlen, darauf zu achten, dass der Zeitstempel (Datum und Uhrzeit) und die IP-Daten des Eintrags protokolliert und gespeichert werden. Wenn Du Deine Bestätigungs-E-Mail versendest, ist es auch eine gute Idee, alle Informationen aufzulisten, die Du von diesem Newsletter-Abonnenten gesammelt hast.
Es sollte einfach sein, sich abzumelden
Schließlich muss jeder Empfänger die Möglichkeit haben, sich jederzeit vom Newsletter abzumelden, ohne lange suchen zu müssen oder über irgendwelche Hürden zu springen. Zu diesem Zweck ist es vielerorts notwendig, am Ende jedes E-Mail Newsletters einen Abmeldelink einzubauen.
Schlusswort
Deinen Newsletter rechtssicher zu gestalten, ist relativ einfach. Neben der Vermeidung von Anfängerfehlern wie Spamming oder übermäßiger Kommunikation, musst Du nur die skizzierten Anforderungen befolgen, und kannst im Handumdrehen auf dem Weg zu einem erfolgreichen Newsletter sein.
Wenn Du mehr darüber erfahren möchtest, wie Du Deine Markenidentität kommunizieren und Vertrauen durch einen Newsletter aufbauen kannst, nimm bitte Kontakt mit einem unserer Experten auf, um Deine E-Mail-Marketingstrategie zu besprechen.
