Seit der Veröffentlichung im Jahr 2016 hat sich Notion dank seiner Flexibilität und intuitiven Funktionalität zu einem äusserst beliebten Tool entwickelt. Für viele Unternehmen (vor allem bei der Umstellung auf Remote-Arbeit) ist es zur All-in-One-Produktivitätslösung geworden, die eine Vielzahl von Aufgaben abdeckt.
Bei GANDT verwenden wir es unter anderem als Schreibablage, Aufgabenverwaltungssystem, Kalender und Datenbank. Es ist also keine grosse Überraschung, dass wir begeistert waren, als Anfang dieses Monats die neue Funktion „synchronisierte Blöcke“ vorgestellt wurde.
“Synched blocks” auf Notion
Die Idee hinter synchronisierten Blöcken ist einfach: Informationen können an mehreren Stellen gleichzeitig vorhanden sein. Notion liefert das folgende Beispiel:
„Wenn sich das Verfahren Ihres Unternehmens für die Beantragung von Ferien ändert, müssten Sie wahrscheinlich alle Seiten suchen, auf denen diese Richtlinie erwähnt wird, und jede einzelne manuell aktualisieren.
Mit „Synced Blocks“ ändert sich das. Anstatt das Verfahren zur Beantragung von Ferien auf jeder Seite, auf die verwiesen wird, durchzugehen und zu aktualisieren, können Sie es in einen synchronisierten Block umwandeln, der es Ihnen ermöglicht, es einmal zu aktualisieren und die Änderungen überall zu übernehmen. Obwohl es eine einfache Idee ist, eröffnet sie viele Möglichkeiten, wie Informationen strukturiert und gemeinsam genutzt werden können.“
Im Grunde genommen erzeugt ein synchronisierter Block ein Fenster von einer Notion-Seite zurück zu der ursprünglichen Notion-Seite, auf der er erstellt wurde. Und wie unser Projektmanager Christopher Smid zusammenfasst: „Die Möglichkeiten für die Verwendung synchronisierter Blöcke sind sehr umfangreich. Sie können für alles verwendet werden, von der Einbettung von Notizen und Recherchen über die Synchronisierung von Prüf- und Prozessdokumenten bis hin zur Rationalisierung von Navigation und Linklisten.“ Und das sind natürlich nur ein paar Ideen – die Einsatzmöglichkeiten von „Synced Blocks“ werden mit der Zeit wahrscheinlich noch wachsen.
Notion für „Working Out Loud“ und Wissensaustausch
Wie in vielen anderen Unternehmen spielt Notion eine wichtige Rolle in unserer kollaborativen Praxis und trägt wesentlich dazu bei, dass wir das Prinzip Working Out Loud umsetzen können. Unser Performance Marketing Manager Dario Stock sagt: „Wir verwenden Notion für Projekte, damit wir so viele Informationen wie möglich dokumentieren können und versuchen, alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten. Ausserdem kann jeder seine Erfahrungen und sein Feedback zu bestimmten Themen kommentieren und weitergeben (was den Output auf die nächste Stufe hebt).
Indirekt dient Notion als Wissensdrehscheibe, auf die wir immer zurückgreifen können, wenn wir ein neues Projekt in Angriff nehmen. Wenn wir zum Beispiel etwas für Kunde A planen und es bereits für Kunde B gemacht haben, können wir in Notion recherchieren und herausfinden, wie wir es vorher gemacht haben, was die Herausforderungen waren und welche Erkenntnisse wir gewonnen hatten.“
Ein sich weiterentwickelndes Werkzeug
Bevor wir Notion Anfang des Jahres vollständig in unseren Prozess integriert haben, hatten wir bereits seit einiger Zeit mit dem Tool als Alternative zu Evernote experimentiert. Unser CEO Remco Livain war anfangs begeistert von der Möglichkeit, Datenbanken aus beliebigen Tabellen zu erstellen. Seitdem wir es als zentrales Team-Tool einführten, haben wir mit Freude neue Hacks, Tools und Möglichkeiten entdeckt, um es an unsere Bedürfnisse als Unternehmen anzupassen. So nutzen wir Notion jetzt, um Projekte zu verwalten, neue Ideen zu entwickeln, Meetings zu organisieren, Tagebuch zu führen und Websites zu planen.
Da Notion sich ständig weiterentwickelt und neue Funktionen einführt, werden wir Dich auf dem Laufenden halten, wie Du diese am besten für Deinen Erfolg in Deinem Unternehmen nutzen kannst. Hier findest Du eine Übersicht darüber, wie Du die neue Funktion der synchronisierten Blöcke am besten nutzen kannst.
Bleibe ausserdem auf dem Laufenden, wenn wir in einem der nächsten Beiträge Tipps für die optimale Nutzung dieses dynamischen und wachsenden Tools geben. Wenn Du mehr über aktuelle Social-Media-Trends und Growth-Marketing-Hacks wissen möchtest, folge uns auf LinkedIn, Facebook, und Twitter, um die neuesten Nachrichten aus dem Bereich des digitalen Marketings zu erhalten.
